举办国际（地区）会议申报程序

国际合作与交流处（港澳台办公室）

一、报学校审批的国际(地区)会议

1、会议性质：一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；

2、提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告，交国际合作与交流处（港澳台办公室）综合科；

3、会议审批：由国际合作与交流处（港澳台办公室）主管领导审签后，报主管校长审批；

4、会议审批时间：自受理后，10个工作日后给予信息反馈；

5、会前提交资料：国际（地区）会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》；

6、会后提交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料；

7、有关国际会议的重要资料，由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并定期交学校档案馆保存。

二、由国际合作与交流处（港澳台办公室）报上级单位审批的国际（地区）会议

1、会议性质：重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性的国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物；

2、提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际合作与交流处（港澳台办公室）；

3、会议审批：由国际合作与交流处（港澳台办公室）报教育厅，并转河南省政府有关部门审批；

4、会议审批时间：自受理后，一般2 - 3个月给出批复；

5、会前提交资料：国际（地区）会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》；

6、会后提交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料；

7、有关国际会议的重要资料，由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并定期交学校档案馆保存。

三、由会议主办单位直接报上级单位审批的国际（地区）会议

1、会议申报工作：任何国际会议，如果上级单位同意受理，会议主办或承办单位可直接向其申请；

2、会议批准后，应向国际合作与交流处（港澳台办公室）提交一套会议材料，包括会议批件原件或复印件，会议日程（中文），参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》等；

3、国际会议期间形成的重要资料，应交由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并交学校档案馆保存。

四、由学校协办的国际（地区）会议

由协办单位将会议简介报国际合作与交流处（港澳台办公室）备案。

五、注意事项

1、主办、承办或协办单位必须组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，如发现内容有政治性错误应及时交涉，表明我立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

2、会议期间，我方与会代表要坚持内外有别原则，严格遵守保密制度，不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的规定，不得涉密、泄密。

7.举办国际会议应厉行节约，严格按照相关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的，不得瞒报、虚报和漏报。

8.举办国际会议如需作新闻报道，应在申报内容中一并报批。